Cómo pedir copias de un expediente administrativo

En esta entrada vamos a ver el derecho de consulta de los expedientes administrativos en los que somos parte como interesados, así como la forma para exigir este derecho si se diera el caso de que un funcionario público nos lo denegara.

ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA.

EL DERECHO DE ACCESO Y CONSULTA A LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Y A LA OBTENCIÓN DE COPIAS 

 

La información administrativa a la que pueden acceder los ciudadanos se clasifica, si tenemos en cuenta el tipo de información, en información general, particular y especializada.

La información general es aquella a la que todo el mundo tiene derecho, y podemos resumirla en la información genérica que podemos obtener en cualquier oficina de atención al ciudadano o a través de las webs oficiales de las Administraciones  Públicas. Se trata de información general sobre acceso a pruebas selectivas, noticias generales, plazos de procedimientos, información de sedes, servicios, personal funcionario adscrito al servicio, direcciones electrónicas, etc. El acceso a esta información es libre y puede obtenerse personalmente o directamente en la propia web de cada Ministerio o Consejería.

La información especializada es la que afecta a determinados colectivos con particularidades especiales, que por su escepcionalidad no vamos a referirnos en el presente artículo.

La información particular es la relativa a los procedimientos de los interesados. Por tanto el acceso a ella no es general sino particular, es decir, para acceder a ella, debe acreditarse la condición de interesado, bien por formar parte del propio expediente, bien por ser directamente afectado.

Es esta información particular, relativa a los procedimientos que la administración tiene abiertos sobre nosotros o sobre terceros con los que tenemos parte, aquélla a la que podemos tener acceso, con solo acreditar con nuestro DNI nuestra condición de interesados. Y el acceso a dicho procedimiento, para los procedimientos terminados a fecha de la solicitud, es ilimitado y atemporal. Para los no terminados, el derecho comprende el conocimiento del estado en el que se encuentra (fase de instrucción, propuesta de resolución, alegaciones, prueba) y la identificación de los funcionarios intervinientes. Como excepción, en la fase de alegaciones, podrá consultarse un expediente aún no finalizado, para no causar indefensión.

Para visualizar correctamente el ejercicio de este derecho, diremos que éste se concreta en la visualización física del expediente que figura en el archivo de la Administración correspondiente, es decir, la carpeta completa, con todos y cada uno de los documentos que ésta contiene.

El derecho a la información particular, o lo que es lo mismo, el derecho de consulta de los expedientes en que somos parte como interesados viene regulado en la ley 39/2015 de 1 de octubre de Procedimiento administrativo común, en el Título IV Capítulo 1 “garantías del procedimiento” art. 53 “Derechos del interesado en el procedimiento administrativo”, en los mismos términos que los que ya recogía la antigua Ley 30/1992 LRPAP y Pac.

Artículo 53. Derechos del interesado en el procedimiento administrativo.

1.- A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administración no dicte ni notifique resolución expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.

2.- A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

De lo anterior podemos concluir que el acceso podrá ejercerse en cualquier momento, y que dicho acceso comprende:

1.- El  estado de tramitación del procedimiento, es decir, la fase del procedimiento administrativo en el que se encuentra (iniciado, trámite de alegaciones, propuesta de resolución, resuelto).

2.- El acceso físico al mismo expediente (de forma presencial o telemática en soporte informático).

3.- Derecho a obtener copia de los documentos que obren en él. (El derecho a la obtención de copias no implica la gratuidad de las mismas).

4.- Derecho a identificar a los funcionarios intervinientes en el. (Este derecho deviene imprescindible si queremos solicitar cita presencial o a los efectos del derecho de exigencia de responsabilidad mediante queja personalizada).

He solicitado el acceso a un expediente y me han respondido que debo pedirlo por escrito y que ya me contestarán. Pueden responderme así?

La respuesta es sí. Esta actitud de la administración es totalmente legal. Es sumamente importante aclarar que el hecho de que el derecho de acceso sea atemporal e ilimitado no supone que sea inmediato. El funcionario puede acceder directamente a su archivo y entregarlo de forma inmediata pero también podría comunicarte que existe un procedimiento legalmente establecido para el acceso y consulta de un expediente, que debes seguir. Este procedimiento requiere que la petición se haga por escrito, debidamente registrada con registro de entrada, tras lo cual, la administración se comunicará telefónicamente o contestará por escrito cuando lo tenga disponible para su consulta.

No obstante, hay que aclarar que la forma de acceso no debe determinarla la Administración sino el ciudadano, de tal forma que será éste quien elija si se le remiten los documentos vía telemática o si quiere acceder primero al expediente original de forma presencial, para posteriormente, determinar tras dicho acceso, los documentos que desea fotocopiar.

Pues bien, conocidos todos los derechos de acceso y consulta a los procedimientos en los que figuramos como interesados, así como a la obtención de copias de los mismos, hemos de decir, que, no siempre se ejercen con las debidas garantías, en unos casos, por desconocimiento de los propios ciudadanos, que desconocen sus derechos y no los exigen debidamente, o en otros, y lo que es más grave, por incumplimiento de las obligaciones por parte de la propia administración o del funcionario interviniente.

En este artículo ya hemos enumerado cada uno de los derechos de los ciudadanos implicados en el derecho de acceso, consulta y obtención de copias sobre los procedimientos en los que constamos como interesados, que ya podemos resumir como el derecho a conocer el estado de tramitación del procedimiento (fase en que se encuentra), el derecho de acceso presencial y visual del expediente completo (la carpeta original que consta en el archivo), el derecho a obtener copia del documento o de los documentos que nos resulten de interés, así como el derecho a identificar a los funcionarios actuantes en el procedimiento. Ahora veremos la actuación que debe realizar el interesado cuando, una vez solicitado alguno de los anteriores derechos, la administración incumple total o parcialmente el ejercicio de alguno de ellos. La actuación del interesado la iremos detallando de forma dinámica, desde la entrada en la oficina solicitando la información, teniendo en cuenta el grado de incumplimiento de nuestros derechos por parte del funcionario de la oficina de registro.

1.-SOLICITUD VERBAL DEL CIUDADANO. El ciudadano acude presencialmente y solicita verbalmente, bien una determinada información o bien el acceso a un expediente en el que consta como interesado. El funcionario no le facilita dicha información o  no se aviene a facilitarle el expediente que solicita.

En este supuesto la solicitud se hace de forma verbal, por lo que el incumplimiento también es verbal, no quedando constancia por tanto de dicho incumplimiento. Para que quede constancia, el interesado deberá llevar por escrito original y copia de la misma solicitud que realiza de forma verbal y deberá registrarla en el  Registro General, debiendo exigir que se le selle la copia con la fecha del registro de entrada, copia que quedará en su poder como justificante de la presentación del escrito y de la fecha en que éste fue presentado. Ahora solo queda esperar la contestación.

2.- SOLICITUD POR ESCRITO DEL CIUDADANO. El ciudadano presenta la solicitud por escrito y el funcionario no accede a su registro, con la excusa de que la petición es ilógica, ilegal o no se va a atender.

En este supuesto el ciudadano debe reiterar al funcionario que el derecho de petición es un derecho fundamental (art 29 CE) y por tanto, el documento debe ser registrado sin entrar a considerar si la petición carece o no de fundamento. (Tengo derecho a pedir la luna, y la administración tiene el derecho de denegarla, pero no a no tramitarme la petición).

Debe advertir al funcionario que su negativa a registrar la petición vulnera un derecho fundamental y que exigirá la responsabilidad del funcionario actuante, por la comisión de una falta muy grave, por vulneración de derechos fundamentales, tal y como consta recogido en el EBEP en el régimen disciplinario de los funcionarios. La negativa a registrar un documento supone igualmente una dejación de funciones del funcionario actuante, incurriendo una segunda falta disciplinaria por dejación de funciones, al ser parte de sus competencias el registro de solicitudes y presentación de documentos.

2.1 Actuación del interesado cuando se le deniega el registro de una petición general o en particular del acceso a un expediente.

Pero la actuación del interesado no debe quedar en advertir al funcionario de las irregularidad e ilegalidad de su actuación, pues éste ya la sabe, sino de las consecuencias derivadas de sus acciones y de la facultad del ciudadano para iniciarlas, lo que sin duda, si asustará al funcionario, cualquiera que sean las razones de su actuación.

De forma inmediata a la negativa, el interesado debe actuar o debe decir que va a actuar de una de las dos diferentes maneras.

2.1.1.- Solicitar el libro de quejas y sugerencias. Deberá preguntar al funcionario actuante su nombre y apellidos y solicitar el libro de quejas y sugerencias de la oficina. Ahora el funcionario sabe que va a tramitar una queja, y que ésta no será únicamente una queja por una desatención del servicio sino que será personalizada hacia la persona del funcionario que nos atiende y nos niega el servicio.

Si el funcionario se negara a facilitar sus datos personales bastaría tramitar la queja indicando los rasgos físicos del funcionario, pues el Registro General y el Servicio de Información es atendido por muy pocos funcionarios, añadiendo a la queja que su negativa a identificarse vuelve a incumplir el derecho del ciudadano a identificar “las autoridades y personal” bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos. (art 53,b) Ley PAC)

Generalmente bastará con hacerle ver al funcionario que nos niega el servicio, que de no ser atendidos debidamente, presentaremos una queja por escrito contra su persona en dicho libro de quejas y sugerencias, para que éste registre inmediatamente el documento o facilite el acceso al expediente, pues con tal actitud, el funcionario se percata de que el ciudadano no solo conoce sus derechos y sabe ejercerlos y exigirlos, sino que además conoce el procedimiento por el que puede actuar contra el concreto funcionario que intervine para que sea éste el que sufra las consecuencias de su proceder, por lo que casi en la totalidad de los casos accederá a la solicitud, incluso cuando la desatención del funcionario se produzca por obediencia debida a la orden de un superior.

Creemos extraordinariamente inusual una situación peor, pero si la situación no se resolviera y se requiriera presentar la queja, ésta deberá realizarse de la siguiente manera:

El libro de quejas y sugerencia en la CCAA de La Rioja  se regula en el Decreto 118/2007, de 27 de septiembre. Las sugerencias pueden ser anónimas, pero las quejas deberán contener el nombre y apellidos del ciudadano. Es sumamente importante señalar, a la luz del art 2, que para que dicha queja se tramite como tal debe referirse

1.- los retrasos,

2.-desatenciones

3.- cualquier otra anomalía que observen en el funcionamiento de los servicios públicos.

Nuestra queja deberá, por tanto, adecuarse a un retraso, una desatención o una anomalía en los servicios, por lo que resultaría muy conveniente relacionar  nuestra queja con una de estas tres palabras claves, para que dicha queja sea tramitada como tal y no se excluya del procedimiento que lleva consigo.

La tramitación como queja es fundamental pues el resumen de ellas, junto con las medidas tomadas para su solución constituyen un documento que suele acabar, dependiendo del ámbito territorial de la Administración a la que van referidas, en el Parlamento de cada Comunidad o en el propio defensor del Pueblo, quien las remitirá al congreso.

2.1.2.- Registrar el documento en otra oficina pública o en una oficina de correos.

Si el interesado no quiere “montar un pollo” ni exigir la responsabilidad del funcionario actuante, pero desea a toda costa registrar el documento, dejar constancia de su petición y conseguir la respuesta de la Administración, tampoco resulta imprescindible enfrentarse al funcionario. En las Administraciones Públicas funcionan como oficinas de registro prácticamente la totalidad de las oficinas públicas, por lo que, el documento puede presentarse en cualquier otra oficina pública, en un servicio de atención al ciudadano o en una oficina de correos, donde te sellarán igualmente la copia con la fecha de presentación, y el documento ya estará presentado.

Sobre este particular hay que decir que si la administración que nos niega el registro es un ayuntamiento, no funcionan como oficinas de registro la mayoría de las oficinas de la CCAA, pero sí la oficina de correos. En la Administración del Estado, basta acudir a la Delegación del Gobierno. Pero resaltamos, en todos los casos sirven como oficinas de registro las oficinas de correos, donde ni siquiera leerán nuestro documento, limitándose a sellar el original, introducirlo en el sobre y sellarnos la copia, dándose por registrado el documento y figurando dicho día como fecha de presentación. (Para la administración el inicio del plazo del procedimiento, a efectos de su resolución, no será la fecha de entrada en la oficina de correos, sino el día en que el documento efectivamente haga entrada en su oficina, pero a nuestros efectos dicho plazo deviene indiferente pues la fecha de presentación del escrito será la que efectivamente conste en el sello  de la oficina de correos).

3.- Ejercicio del derecho de acceso y consulta del expediente.

Una vez que la Administración recibe la petición por escrito, contestará a través del medio que indique el ciudadano. Es importante haber reflejado en el escrito un número de teléfono pues la forma más rápida será la llamada de teléfono citando al interesado para acudir a la oficina a consultar el expediente. De otra forma, obligamos a la administración a una respuesta escrita, lo que sin duda no favorece la celeridad que buscamos.

Es sumamente importante hacer constar  que el ejercicio del derecho de acceso y consulta del expediente no se limita únicamente a su visualización física sino al derecho a obtener y a retirar copias de cada documento que nos resulte de interés. Pero tampoco se limita a la obtención de copias ÚNICAMENTE, sino también al derecho de consulta visual y presencial. De lo anterior deducimos que no pueden negarnos el derecho a  fotocopiar el expediente, pero tampoco deberán entregarnos un expediente fotocopiado haciéndolo pasar por el original, pues en tal caso no habría forma de comprobar la ausencia de algún documento.

Por tanto debemos exigir el acceso físico al expediente tal cual consta en la carpeta del archivo, para una vez procedido a su estudio, solicitar la obtención de una copia de cada documento obrante en el mismo que sea de nuestro interés. Una vez cumplidos ambos derechos, y solo entonces, deberá firmarse el recibí. Nunca antes.

4.- Derecho a reiterar el acceso.

El derecho de acceso y consulta y obtención de copias es ilimitado, Si bien no debe hacerse un abuso de este derecho y marear al sufrido funcionario, que no trabaja en exclusiva para nosotros, es cierto que puede volver a ejercerse si concurrieran razones para dicha reiteración, razones tales como la pérdida de los documentos, haberlos entregado en otro procedimiento, o por cualquier otra razón. El funcionario no debería denegar una nueva petición debidamente justificada, y de hacerlo, el ciudadano podría volver a iniciar la misma actuación.

De igual forma el derecho a la información administrativa no prescribe. Puede consultarse el expediente administrativo mientras permanece en las oficinas de gestión (5 años), pero igualmente puede consultarse un expediente terminado de 10, 15 o 20 años de duración. Los documentos pasan de las oficinas de gestión al archivo histórico provincial y de ahí  al Archivo General. Los documentos relevantes finalmente no se destruirán sino que irán al Archivo Histórico.

Por tanto, podemos resumir el presente estudio diciendo que cualquier ciudadano podrá acceder a la información general sin acreditar requisito alguno y podrá acceder a la información particular únicamente acreditando su condición de interesado. Se podrá acceder a la información reciente a través de las oficinas de gestión de cada Administración (5 años) y a la información más antigua a través del archivo histórico provincial, archivo general o, en su caso, archivo histórico.

El único límite al acceso a la información general la encontramos en el derecho al honor e intimidad de las personas y a las materias clasificadas como secretas. Pero dicho límite no actúa cuando existen documentos privados o de terceros en un expediente en el que se acredita la condición de interesado, pues dicha condición, a la luz de la doctrina expuesta, habilita y basta para el derecho de acceso, consulta y obtención de copias. Por tanto, no cabrá una denegación de acceso a un expediente en que se tiene la condición de interesado basada en la existencia de documentos privados o de terceros ajenos al interesado. En el momento en que los documentos privados se incorporan a un expediente, cualquiera que tenga la condición de interesado en dicho expediente podrá ejercer su derecho de acceso, lo que incluye los documentos de terceros que obren en él.

De otra manera, en el trámite de audiencia del procedimiento que sigue al expediente (antes de la propuesta de resolución), podría alegarse indefensión, al redactarse el escrito de alegaciones sin el conocimiento de todos los extremos del expediente.

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