Cómo pedir copias de un expediente administrativo

En esta entrada vamos a ver el derecho de consulta de los expedientes administrativos en los que somos parte como interesados, así como la forma para exigir este derecho si se diera el caso de que un funcionario público nos lo denegara.

ACCESO A LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA.

EL DERECHO DE ACCESO Y CONSULTA A LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Y A LA OBTENCIÓN DE COPIAS 

 

La información administrativa a la que pueden acceder los ciudadanos se clasifica, si tenemos en cuenta el tipo de información, en información general, particular y especializada.

La información general es aquella a la que todo el mundo tiene derecho, y podemos resumirla en la información genérica que podemos obtener en cualquier oficina de atención al ciudadano o a través de las webs oficiales de las Administraciones  Públicas. Se trata de información general sobre acceso a pruebas selectivas, noticias generales, plazos de procedimientos, información de sedes, servicios, personal funcionario adscrito al servicio, direcciones electrónicas, etc. El acceso a esta información es libre y puede obtenerse personalmente o directamente en la propia web de cada Ministerio o Consejería.

La información especializada es la que afecta a determinados colectivos con particularidades especiales, que por su escepcionalidad no vamos a referirnos en el presente artículo.

La información particular es la relativa a los procedimientos de los interesados. Por tanto el acceso a ella no es general sino particular, es decir, para acceder a ella, debe acreditarse la condición de interesado, bien por formar parte del propio expediente, bien por ser directamente afectado.

Es esta información particular, relativa a los procedimientos que la administración tiene abiertos sobre nosotros o sobre terceros con los que tenemos parte, aquélla a la que podemos tener acceso, con solo acreditar con nuestro DNI nuestra condición de interesados. Y el acceso a dicho procedimiento, para los procedimientos terminados a fecha de la solicitud, es ilimitado y atemporal. Para los no terminados, el derecho comprende el conocimiento del estado en el que se encuentra (fase de instrucción, propuesta de resolución, alegaciones, prueba) y la identificación de los funcionarios intervinientes. Como excepción, en la fase de alegaciones, podrá consultarse un expediente aún no finalizado, para no causar indefensión.

Para visualizar correctamente el ejercicio de este derecho, diremos que éste se concreta en la visualización física del expediente que figura en el archivo de la Administración correspondiente, es decir, la carpeta completa, con todos y cada uno de los documentos que ésta contiene.

El derecho a la información particular, o lo que es lo mismo, el derecho de consulta de los expedientes en que somos parte como interesados viene regulado en la ley 39/2015 de 1 de octubre de Procedimiento administrativo común, en el Título IV Capítulo 1 “garantías del procedimiento” art. 53 “Derechos del interesado en el procedimiento administrativo”, en los mismos términos que los que ya recogía la antigua Ley 30/1992 LRPAP y Pac.

 

Artículo 53. Derechos del interesado en el procedimiento administrativo.

1.- A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administración no dicte ni notifique resolución expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.

2.- A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

 

De lo anterior podemos concluir que el acceso podrá ejercerse en cualquier momento, y que dicho acceso comprende:

1.- El  estado de tramitación del procedimiento, es decir, la fase del procedimiento administrativo en el que se encuentra (iniciado, trámite de alegaciones, propuesta de resolución, resuelto).

2.- El acceso físico al mismo expediente (de forma presencial o telemática en soporte informático).

3.- Derecho a obtener copia de los documentos que obren en él. (El derecho a la obtención de copias no implica la gratuidad de las mismas).

4.- Derecho a identificar a los funcionarios intervinientes en el. (Este derecho deviene imprescindible si queremos solicitar cita presencial o a los efectos del derecho de exigencia de responsabilidad mediante queja personalizada).

 

 

He solicitado el acceso a un expediente y me han respondido que debo pedirlo por escrito y que ya me contestarán. Pueden responderme así?

La respuesta es sí. Esta actitud de la administración es totalmente legal. Es sumamente importante aclarar que el hecho de que el derecho de acceso sea atemporal e ilimitado no supone que sea inmediato. El funcionario puede acceder directamente a su archivo y entregarlo de forma inmediata pero también podría comunicarte que existe un procedimiento legalmente establecido para el acceso y consulta de un expediente, que debes seguir. Este procedimiento requiere que la petición se haga por escrito, debidamente registrada con registro de entrada, tras lo cual, la administración se comunicará telefónicamente o contestará por escrito cuando lo tenga disponible para su consulta.

No obstante, hay que aclarar que la forma de acceso no debe determinarla la Administración sino el ciudadano, de tal forma que será éste quien elija si se le remiten los documentos vía telemática o si quiere acceder primero al expediente original de forma presencial, para posteriormente, determinar tras dicho acceso, los documentos que desea fotocopiar.

Pues bien, conocidos todos los derechos de acceso y consulta a los procedimientos en los que figuramos como interesados, así como a la obtención de copias de los mismos, hemos de decir, que, no siempre se ejercen con las debidas garantías, en unos casos, por desconocimiento de los propios ciudadanos, que desconocen sus derechos y no los exigen debidamente, o en otros, y lo que es más grave, por incumplimiento de las obligaciones por parte de la propia administración o del funcionario interviniente.

En este artículo ya hemos enumerado cada uno de los derechos de los ciudadanos implicados en el derecho de acceso, consulta y obtención de copias sobre los procedimientos en los que constamos como interesados, que ya podemos resumir como el derecho a conocer el estado de tramitación del procedimiento (fase en que se encuentra), el derecho de acceso presencial y visual del expediente completo (la carpeta original que consta en el archivo), el derecho a obtener copia del documento o de los documentos que nos resulten de interés, así como el derecho a identificar a los funcionarios actuantes en el procedimiento. Ahora veremos la actuación que debe realizar el interesado cuando, una vez solicitado alguno de los anteriores derechos, la administración incumple total o parcialmente el ejercicio de alguno de ellos. La actuación del interesado la iremos detallando de forma dinámica, desde la entrada en la oficina solicitando la información, teniendo en cuenta el grado de incumplimiento de nuestros derechos por parte del funcionario de la oficina de registro.

 

1.-SOLICITUD VERBAL DEL CIUDADANO.El ciudadano acude presencialmente y solicita verbalmente, bien una determinada información o bien el acceso a un expediente en el que consta como interesado. El funcionario no le facilita dicha información o  no se aviene a facilitarle el expediente que solicita.

En este supuesto la solicitud se hace de forma verbal, por lo que el incumplimiento también es verbal, no quedando constancia por tanto de dicho incumplimiento. Para que quede constancia, el interesado deberá llevar por escrito original y copia de la misma solicitud que realiza de forma verbal y deberá registrarla en el  Registro General, debiendo exigir que se le selle la copia con la fecha del registro de entrada, copia que quedará en su poder como justificante de la presentación del escrito y de la fecha en que éste fue presentado. Ahora solo queda esperar la contestación.

 

2.- SOLICITUD POR ESCRITO DEL CIUDADANO. El ciudadano presenta la solicitud por escrito y el funcionario no accede a su registro, con la excusa de que la petición es ilógica, ilegal o no se va a atender.

En este supuesto el ciudadano debe reiterar al funcionario que el derecho de petición es un derecho fundamental (art 29 CE) y por tanto, el documento debe ser registrado sin entrar a considerar si la petición carece o no de fundamento. (Tengo derecho a pedir la luna, y la administración tiene el derecho de denegarla, pero no a no tramitarme la petición).

Debe advertir al funcionario que su negativa a registrar la petición vulnera un derecho fundamental y que exigirá la responsabilidad del funcionario actuante, por la comisión de una falta muy grave, por vulneración de derechos fundamentales, tal y como consta recogido en el EBEP en el régimen disciplinario de los funcionarios. La negativa a registrar un documento supone igualmente una dejación de funciones del funcionario actuante, incurriendo una segunda falta disciplinaria por dejación de funciones, al ser parte de sus competencias el registro de solicitudes y presentación de documentos.

 

 

2.1 Actuación del interesado cuando se le deniega el registro de una petición general o en particular del acceso a un expediente.

Pero la actuación del interesado no debe quedar en advertir al funcionario de las irregularidad e ilegalidad de su actuación, pues éste ya la sabe, sino de las consecuencias derivadas de sus acciones y de la facultad del ciudadano para iniciarlas, lo que sin duda, si asustará al funcionario, cualquiera que sean las razones de su actuación.

De forma inmediata a la negativa, el interesado debe actuar o debe decir que va a actuar de una de las dos diferentes maneras.

 

2.1.1.- Solicitar el libro de quejas y sugerencias. Deberá preguntar al funcionario actuante su nombre y apellidos y solicitar el libro de quejas y sugerencias de la oficina. Ahora el funcionario sabe que va a tramitar una queja, y que ésta no será únicamente una queja por una desatención del servicio sino que será personalizada hacia la persona del funcionario que nos atiende y nos niega el servicio.

Si el funcionario se negara a facilitar sus datos personales bastaría tramitar la queja indicando los rasgos físicos del funcionario, pues el Registro General y el Servicio de Información es atendido por muy pocos funcionarios, añadiendo a la queja que su negativa a identificarse vuelve a incumplir el derecho del ciudadano a identificar “las autoridades y personal” bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos. (art 53,b) Ley PAC)

Generalmente bastará con hacerle ver al funcionario que nos niega el servicio, que de no ser atendidos debidamente, presentaremos una queja por escrito contra su persona en dicho libro de quejas y sugerencias, para que éste registre inmediatamente el documento o facilite el acceso al expediente, pues con tal actitud, el funcionario se percata de que el ciudadano no solo conoce sus derechos y sabe ejercerlos y exigirlos, sino que además conoce el procedimiento por el que puede actuar contra el concreto funcionario que intervine para que sea éste el que sufra las consecuencias de su proceder, por lo que casi en la totalidad de los casos accederá a la solicitud, incluso cuando la desatención del funcionario se produzca por obediencia debida a la orden de un superior.

Creemos extraordinariamente inusual una situación peor, pero si la situación no se resolviera y se requiriera presentar la queja, ésta deberá realizarse de la siguiente manera:

El libro de quejas y sugerencia en la CCAA de La Rioja  se regula en el Decreto 118/2007, de 27 de septiembre. Las sugerencias pueden ser anónimas, pero las quejas deberán contener el nombre y apellidos del ciudadano. Es sumamente importante señalar, a la luz del art 2, que para que dicha queja se tramite como tal debe referirse

1.- los retrasos,

2.-desatenciones

3.- cualquier otra anomalía que observen en el funcionamiento de los servicios públicos.

Nuestra queja deberá, por tanto, adecuarse a un retraso, una desatención o una anomalía en los servicios, por lo que resultaría muy conveniente relacionar  nuestra queja con una de estas tres palabras claves, para que dicha queja sea tramitada como tal y no se excluya del procedimiento que lleva consigo.

La tramitación como queja es fundamental pues el resumen de ellas, junto con las medidas tomadas para su solución constituyen un documento que suele acabar, dependiendo del ámbito territorial de la Administración a la que van referidas, en el Parlamento de cada Comunidad o en el propio defensor del Pueblo, quien las remitirá al congreso.

 

2.1.2.- Registrar el documento en otra oficina pública o en una oficina de correos.

Si el interesado no quiere “montar un pollo” ni exigir la responsabilidad del funcionario actuante, pero desea a toda costa registrar el documento, dejar constancia de su petición y conseguir la respuesta de la Administración, tampoco resulta imprescindible enfrentarse al funcionario. En las Administraciones Públicas funcionan como oficinas de registro prácticamente la totalidad de las oficinas públicas, por lo que, el documento puede presentarse en cualquier otra oficina pública, en un servicio de atención al ciudadano o en una oficina de correos, donde te sellarán igualmente la copia con la fecha de presentación, y el documento ya estará presentado.

Sobre este particular hay que decir que si la administración que nos niega el registro es un ayuntamiento, no funcionan como oficinas de registro la mayoría de las oficinas de la CCAA, pero sí la oficina de correos. En la Administración del Estado, basta acudir a la Delegación del Gobierno. Pero resaltamos, en todos los casos sirven como oficinas de registro las oficinas de correos, donde ni siquiera leerán nuestro documento, limitándose a sellar el original, introducirlo en el sobre y sellarnos la copia, dándose por registrado el documento y figurando dicho día como fecha de presentación. (Para la administración el inicio del plazo del procedimiento, a efectos de su resolución, no será la fecha de entrada en la oficina de correos, sino el día en que el documento efectivamente haga entrada en su oficina, pero a nuestros efectos dicho plazo deviene indiferente pues la fecha de presentación del escrito será la que efectivamente conste en el sello  de la oficina de correos).

 

3.- Ejercicio del derecho de acceso y consulta del expediente.

Una vez que la Administración recibe la petición por escrito, contestará a través del medio que indique el ciudadano. Es importante haber reflejado en el escrito un número de teléfono pues la forma más rápida será la llamada de teléfono citando al interesado para acudir a la oficina a consultar el expediente. De otra forma, obligamos a la administración a una respuesta escrita, lo que sin duda no favorece la celeridad que buscamos.

Es sumamente importante hacer constar  que el ejercicio del derecho de acceso y consulta del expediente no se limita únicamente a su visualización física sino al derecho a obtener y a retirar copias de cada documento que nos resulte de interés. Pero tampoco se limita a la obtención de copias ÚNICAMENTE, sino también al derecho de consulta visual y presencial. De lo anterior deducimos que no pueden negarnos el derecho a  fotocopiar el expediente, pero tampoco deberán entregarnos un expediente fotocopiado haciéndolo pasar por el original, pues en tal caso no habría forma de comprobar la ausencia de algún documento.

Por tanto debemos exigir el acceso físico al expediente tal cual consta en la carpeta del archivo, para una vez procedido a su estudio, solicitar la obtención de una copia de cada documento obrante en el mismo que sea de nuestro interés. Una vez cumplidos ambos derechos, y solo entonces, deberá firmarse el recibí. Nunca antes.

 

4.- Derecho a reiterar el acceso.

El derecho de acceso y consulta y obtención de copias es ilimitado, Si bien no debe hacerse un abuso de este derecho y marear al sufrido funcionario, que no trabaja en exclusiva para nosotros, es cierto que puede volver a ejercerse si concurrieran razones para dicha reiteración, razones tales como la pérdida de los documentos, haberlos entregado en otro procedimiento, o por cualquier otra razón. El funcionario no debería denegar una nueva petición debidamente justificada, y de hacerlo, el ciudadano podría volver a iniciar la misma actuación.

De igual forma el derecho a la información administrativa no prescribe. Puede consultarse el expediente administrativo mientras permanece en las oficinas de gestión (5 años), pero igualmente puede consultarse un expediente terminado de 10, 15 o 20 años de duración. Los documentos pasan de las oficinas de gestión al archivo histórico provincial y de ahí  al Archivo General. Los documentos relevantes finalmente no se destruirán sino que irán al Archivo Histórico.

Por tanto, podemos resumir el presente estudio diciendo que cualquier ciudadano podrá acceder a la información general sin acreditar requisito alguno y podrá acceder a la información particular únicamente acreditando su condición de interesado. Se podrá acceder a la información reciente a través de las oficinas de gestión de cada Administración (5 años) y a la información más antigua a través del archivo histórico provincial, archivo general o, en su caso, archivo histórico.

El único límite al acceso a la información general la encontramos en el derecho al honor e intimidad de las personas y a las materias clasificadas como secretas. Pero dicho límite no actúa cuando existen documentos privados o de terceros en un expediente en el que se acredita la condición de interesado, pues dicha condición, a la luz de la doctrina expuesta, habilita y basta para el derecho de acceso, consulta y obtención de copias. Por tanto, no cabrá una denegación de acceso a un expediente en que se tiene la condición de interesado basada en la existencia de documentos privados o de terceros ajenos al interesado. En el momento en que los documentos privados se incorporan a un expediente, cualquiera que tenga la condición de interesado en dicho expediente podrá ejercer su derecho de acceso, lo que incluye los documentos de terceros que obren en él.

De otra manera, en el trámite de audiencia del procedimiento que sigue al expediente (antes de la propuesta de resolución), podría alegarse indefensión, al redactarse el escrito de alegaciones sin el conocimiento de todos los extremos del expediente.

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Salud.

46 Comments

  1. Hola BT IC. Desconocemos el funcionamiento del Registro Civil respecto a la tramitación de expedientes de nacionalidad pero si acreditas la patria potestad sobre el menor tendrás derecho de acceso al expediente. Deberás solicitar dicho acceso por escrito.
    Saludos

  2. Hola he iniciado un proceso d nacional por valor de simple presunción para mi hijo el cual se inició en septiembre del año 2021 y fue negada al mes, se recurrió, lo cual enviaron los documentos al ministerio y han dado respuesta positiva en el mes de junio del 2022 pero me dicen que no me notifican ni se hace la inscripción de la Nacionalidad del menor en su registro civil porque no tienen el expediente original para su respectivo archivo, Mi pregunta es yo como madre del menor puedo solicitar ese expediente y llevarlo al registro ? Ya han pasado 3 meses y aún sigo a la espera de que llegue ese expediente al registro civil de Jerez de la frontera. Y no hay ningún interés por parte del secretario para solicitar de nuevo , desatención con el expediente y retraso nunca he sido notificada en nada , tampoco se me permite ver el estado nie entregan copia de algún documento.

  3. Hola Alberto. La vía administrativa requiere 3 meses para esperar respuesta, sin perjuicio del derecho de queja en el libro de quejas y sugerencias por la desatención.
    La vía judicial o prejudicial es un proceso civil y puede iniciarse con en el juzgado o mediante denuncia ante la Guardia Civil (Policía si en núcleo urbano). Se debe pedir la inmediata paralización de la obra.
    El proceso civil es caro, pero para evitar la paralización de la obra, la otra parte suele respetar la propiedad ajena, en cuyo caso, se evita continuar el procedimiento e incurrir en los gastos.
    Saludos

  4. hola, he solicitado examinar un expediente urbanistico a un Ayuntamiento de la provincia de Segovia, del que soy parte interesada, porque construyen al lado de mi casa y quiero examinarlo… porque creo que no se cumplen las normas urbanísticas y el tejado lo están superponiendo sobre el mío y sus aguas caen a mi tejado, y el Ayuntamiento no me quiere mostrar el expediente. Cuánto tiempo tengo que esperar a que el ayuntamiento me conteste y qué proceso puedo iniciar vía judicial para pedir el expediente.

  5. Hola Víctor. Entendemos que tienes derecho al expediente completo y que el Letrado te lo pregunta para no hacer más fotocopias ni enviar más documentación que la que necesitas, es decir, para saber que con lo que vayan a enviar está atendida la petición. El expediente completo será muy extenso.
    De todos modos, si vas a utilizarlo con algún fin distinto que el mero archivo, como algún estudio actual u otro procedimiento similar al del 2007, sea judicial o administrativo, también convendría indicarlo.
    La remisión del expediente tendrá la tasa correspondiente
    Saludos.

  6. Hola Buenas tardes, tengo una duda, he solicitado copia de un expediente de un P.O Contencioso administrativo, a la Audiencia Nacional, en el que soy interesado, es un procedimiento ya finalizado, concretamente la sentencia es del año 2007; para ser más concreto era un procedimiento de Responsabilidad Patrimonial, que se formalizó a través de demanda ante la sala de lo Contencioso Administrativos de la Audiencia Nacional, como digo la sentencia es del año 2007, pero he extraviado los doc,s que en su día me pasó mi abogado y procurador, y puesto en contacto con la Audiencia Nacional, me dijeron que lo pidiera por escrito, pues bien, hoy he recibido una DILIGENCIA DE ORDENACÍON en la que se me comunica que tienen en la AN. mi expediente en papel, y me comunican, (entiendo que como paso previo a enviármelo): » recibidas las actuaciones del archivo ( en formato papel ), únase el anterior escrito presentado por mí ( mi solicitud de copia de expte ), y requiérasele para que indique los particulares que interesa y con qué fin. «—————entiendo que quiere saber que partes del expediente quiero copia y para qué??? y esa es mi duda, si yo tengo que dar explicaciones al respecto…..evidentemente quiero todo el expediente y el fin es pq he perdido la documentación, supongo que esto es lo que les tengo que contestar por escrito verdad??; aunque no sé si puedo solicitar copia de todo incluido lo de la otra parte que es el MINISTERIO DE DEFENSA, o solo lo de mi abogado y procurador , y documentos comunes a las partes….espero que puedas ayudarme y muchas gracias….

  7. Gracias por tu explicación. Me lo imaginaba no veía nada de ciudadano.

    Mandaré un escrito al Juzgado a ver si me quieren mandar todo el expediente y/o en todo caso, cuando suba a Madrid pido cita precio y lo solito en persona.

  8. Hola de nuevo Javi.
    Lexnet es una plataforma de comunicación entre los juzgados y abogados, procuradores y graduados sociales.
    Si estás debidamente asistido por letrado y/o procurador, será con éste segundo, o en su defecto, con el primero, con quien se comunique el juzgado, lo que no comienza hasta que se dé traslado de la demanda y el emplazamiento para contestación u oposición a la misma.
    Saludos

  9. Hola Javi. Los juzgados no funcionan como el resto de administraciones en muchos casos, y tampoco respecto a las oficinas de registro y presentación de documentos.
    Debes ponerte en contacto con Decanato del juzgado al que por turno le ha correspondido conocer la demanda y que te informen del procedimiento para acceder al expediente, que sin duda, debe exigir tu identificación personal, la acreditación de tu condición de parte o interesado y la forma de recepción de la documentación, que también debe acreditar que solo la obtenga la persona a la que va destinada. Podría solicitarse en persona o por certificado electrónico o por correo certificado dirigido a decanato y podría recibirse en mano con DNI, por certificado electrónico o por certificado postal, ya que todos estos métodos exigen la identificación del receptor, antes de su entrega. En todo caso, debes solicitar a Decanato el procedimiento y seguirlo tal cual.
    Saludos

  10. Tengo una duda. Como bien sabes las demandas se pueden presentar tanto en el lugar del demandado como del demandante. En mi caso se ha presentado en Madrid a casi 500km de mi domicilio. Si solicito copia (que ya lo hice, por telef.) me dicen igual que a Ignacio: POR TELEFONO NADA. Si tengo que ir a Madrid expresamente, me joroba pero voy, tras ese viaje me pueden denegar el sacar copia/del expediente completo en ese momento?
    Si se lo pido por un escrito firmado digitalmente, sería posible y así evito el viaje. Entregando dicho escrito, por ejemplo, en el Gobierno Civil (que entiendo que es una de sus obligaciones, hacer seguir la documentación)

    Muchas gracias por tu atención.

  11. Hola Ignacio. El artículo también contempla la solución al problema del silencio negativo a la solicitud de consulta de un expediente cuando cita la opción de presentación de una queja en el libro de quejas y sugerencias, por una de las 3 razones que habilitan su admisión, y dirigida al funcionario que debe entregar el expediente al solicitante, solicitando de no conocerse, su identificación. Si la queja cumple una de estas 3 razones, tendrás una respuesta antes de 15 días, y seguramente, el acceso al expediente.
    Saludos

  12. El artículo no resuelve mi problema porque asume que la Administración contestará., pero la cuestión es que sucede cuando no lo hace como en mi caso:

    Tras pedir hace mas de dos meses acceso al expediente del que soy interesado, y reiterarlo varias veces, la administración sigue sin responder. Cuando llamo por teléfono me dicen que no dan información por teléfono, que lo reitere por escrito y presentado el escrito, siguen sin responder.

    Ese el problema: ¿que hacer entonces? contratar un abogado y procurador e ir al contencioso?? esperar meses quizás años para ver un expediente que me afecta directamente???

    esa es la cuestión, si la Administración actuara correctamente no habría problema pero qué sucede cuando no es así?

  13. En el ámbito procesal, hay que ser práctico. Las sentencias incorrectas deben recurrirse a instancia superior y por infracción de normas y de jurisprudencia. Es decir, no es práctico recurrir al mismo juzgado. Ni siquiera es práctico alegar en segunda instancia indefensión, falta de motivación o motivación insuficiente, ni incongruencia omisiva, sino encontrar la forma en la que el juzgador de instancia ha conculcado una determinada norma o la jurisprudencia, y argumentarlo lo mejor posible en segunda instancia.
    Saludos.

  14. Hola Fernando. La prevaricación solo puede cometerse en una resolución, no en actos de trámites, y solo cuando puede acreditarse que la autoridad que resuelve de forma arbitraria, resuelve con el conocimiento de que dicho acto es arbitrario, con la dificultad que conlleva acreditar este extremo sin una confesión o autoinculpación (Pilatos que condena a Jesús reconociendo su inocencia).
    La presencia notarial solo sirve para acreditar tu presencia y la negativa de la administración a darte la copia. Puede hacerse pero no resulta práctico, ya que la negativa también puede acreditarse por una petición por escrito y la presentación de una queja, con lo que te ahorras la minuta del notario.
    Saludos

  15. Al hilo de lo anterior, y como complemento suyo para su mejor ‘ambientación’ o ubicación en el contexto general –y si se nos permite—, también cabe alertar y preguntar sobre otra perplejidad: frente a resoluciones judiciales que se redactan sin tener en cuenta las realidades que constan ya en autos; sino al arbitrio del redactor. Por ejemplo, cuando un Recurso se deniega aduciendo, a secas, y sin mayor razonamiento alguno, que “lo alegado –por el recurrente— no desvirtúa la legalidad de lo resuelto”. Es evidente que aquí se echa en falta que se concrete qué alegado no logra desvirtuar el qué. Más indefinido aún, cuando se habla de ‘legalidad’, pero NADA respecto de ‘ACIERTO’ o no. Porque se puede acoger que la respuesta del resolutor sea ‘legal’…, pero que sea al mismo tiempo ‘errada’ y debiera rectificarse. Mas … ¿qué hacer ante esto? PREGUNTO: ¿Reclamar nulidad por falta de motivación que causa indefensión? Ya lo hemos probado. Y la respuesta ha sido recidiva: ”lo alegado no desvirtúa la legalidad de lo resuelto”… Lo cual, empero, aún es poco si lo comparamos a cuando, en el relato de los ‘hechos’, el relator ignora incluso dos mil folios que le pongan delante, aportados documentados y con jurisprudencia y razonamientos, y redacte una fabulación enteramente ex novo… pero casualmente a conveniencia de una de las partes del pleito. ¿Qué haremos? –PREGUNTO también perplejo–. Porque bien parece ser, según se ve, inútil proseguir una vía procesal que reescribe las historias a su modo… ¿Tendremos que ir por lo penal, de prevaricación, falsedad, y hasta atentado severo contra el perjudicado? ¿Alguien tiene la respuesta?

  16. En el ámbito judicial, hemos tropezado –en más de una ocasión…– con la negativa ‘porque sí’ de Juez/a, Secretario/a judicial, o mera persona Auxiliar de Justicia, que nos ha Negado copia FOLIADA y certificada (pª que no se quiten o agreguen documentos después de expedirla) del contenido de un expediente en que estamos personados y lo solicitamos para poder ejercer la DEFENSA de nuestros derechos Y la pregunta es: ¿puede recurrirse a un Notario para que en nombre nuestro sea él quien ‘requiera’ se le entregue dicha copia? Entiendo que sí. Pero también sospecho que ante la cobardía sistemática con la que al ciudadano coaccionan a actuar las Administraciones Públicas bajo su chantaje (que colijo que poco suele tener que envidiar al practicado por las SS nazis, aunque tanto se las critique pero tanto se las imite y aun supera con creces con sólo exhibir en la solapa una etiqueta de no sabemos qué adscripción política que se jacte de defender a los más menesterosos aunque es más cierto que los masacre en el día a día), no sea fórmula frecuente… Pero, repito: ¿es posible recabar presencias e intervenciones notariales, en vista de la prevaricación universal? Gracias por atendernos.

  17. Quisiera solicitar copia de una licencia que consta en el Ayuntamiento a nombre de mi padre fallecido.
    Que documentación necesito enviar para acreditar la condición de interesada – heredera?

  18. Hola Sara. Todo depende de la forma en la que hayas redactado la queja.
    Si la refieres a una actuación de un expediente suele añadirse al mismo, como mera alegación.
    Si no incluyes tu nombre y apellidos se inadmite y se archiva.
    Pero si la presentas como queja a añadir al libro de quejas y sugerencias con tu nombre y apellidos se tramita como procedimiento de queja contra el funcionamiento de la administración, según el procedimiento de quejas de cada una de las administraciones públicas, publicadas como normativa propia. En todo caso incluye la respuesta al interesado en plazo, creemos recordar de 15 días. El procedimiento en La Rioja se comenta en la entrada.
    Saludos
    Daniel

  19. Hola una pregunta, si alguien ha puesto quejas a la administración, luego pide copia de todas esas quejas, ¿donde se encuadra esa petición? Porque las quejas no es un expediente administrativo o si? Gracias

  20. Hola Eugenio. La consulta tiene dos partes, una sobre la concrección del derecho de prescripción de una deuda anterior al plazo máximo de prescripción, y que para conformar dicha prescripción habría que comprobar si existen intentos de notificación infructuosos o incluso una publicación en el BOE o Bo de la CCAA que convalidaría el defecto de notificación, y una segunda parte, sobre el derecho a obtener una respuesta (en este caso varias) sobre el certificado solcitado, en el sentido que fuera, sobre la cancelación de deuda, sobre el embargo, etc, que en este caso, debe atacarse, sin perjuicio del derecho de acudir al juzgado, en el libro de quejas y sugerencias mediante una queja personalizada.
    El libro ya existe de forma telemática en el portal de cada administración, pero también de forma física en cada centro u oficina, aunque lo conveniente es acudir al centro que conoce y debe resolver la solicitud. Generalmente se encuentra en la Oficiona de registro de documentos y es un libro físico.
    La queja, con tu nombre y apellidos se dirige contra el funcionario o autoridad competente para resolver, aunque no se conozcan sus datos, y se puede añadir al funcionario que te atiende si no te permite el acceso al libro o te niega el registro de la queja.
    Saludos.
    Daniel

  21. Buenos días:

    Con fecha 10-09-2020 se me deniega un Certificado de estar al corriente en el cumplimiento de mis obligaciones tributarias, habiendo trascurrido más de cuatro años sin notificación alguna.

    El 05-10-2020 se presenta escrito solicitando certificado por prescripción..

    El 25-11-2020 se presenta escrito de cancelación de deuda,

    El 25.12-2020 Se solicita acceso al Expediente Administrativo de Embargo.

    El 23-01-2021 Se solicita nuevamente.

    Hasta la fecha actual no han contestado a nada y entiendo que es porque Hacienda efectivamente ha dejado transcurrir los cuatro años sin comunicación alguna, y esto en más de una ocasión ya que el expediente es del año 1998.

    Las notificaciones se han efectuado todas telemáticamente con firma digital.

    ¿Qué puedo hacer es este caso si Hacienda no me contesta?

    En su block indican que presentar una queja en el libro de quejas de sugerencias de la CCAA de Madrid, pero ¿se puede hacer telemáticamente y sin conocer a los responsables? y ¿donde se consigue entrar en este libro?

  22. Hola Daniel. Muchas gracias por tu respuesta. Como bien dices nada he podido hacer ante este

    «atraco», y somos miles las personas afectadas por esta mala practica de la administración, en fín.

    Gracias de nuevo y un saludo

    Ana

  23. Hola Ana. No es infrecuente que se produzcan pagos indebidos de prestaciones del Servicio Vasco de empleo, cuando se dejan de cumplir los requisitos para la misma y el servicio público no tiene constancia de ello.
    Cuando esto ocurre se debe notificar al interesado la devolución de lo importes indebidamente percibidos, y en plazo de recurso, se puede tanto recurrir el requerimiento, como solicitar el fraccionamiento de pagos.
    Pero si como indica, ya le han embargado la cuenta, el procedimiento administrativo habrá finalizado, ya que el apremio y el embargo son posteriores a la finalización del procedimiento de devolución voluntaria.
    Como no es legal iniciar la fase de apremio ni embargo sin agotar el periodo voluntario, y tampoco es posible finalizar el procedimiento voluntario sin cumplir con al menos dos intentos de notificación, lo normal, habrá sido que se le ha realizado el intento de notificación al menos en dos ocasiones y que el mismo se haya publicado en el Boletín Oficial correspondiente.
    El acceso a su expediente servirá para comprobar si se han realizado los dos intentos de notificación y la publicación en el diario oficial de su CCAA, pero como le indicamos, ya no se encuentra en plazo de recurso administrativo, y solo sería rentable un recurso contencioso ante una falta de notificación o publicación, y únicamente para solicitar un fraccionamiento de la deuda, no su condonación, por lo que solo lo vemos viable si el montante adeudado y finalmente embargado fuera una cantidad considerable (muchos miles de euros).
    Saludos.
    Daniel

  24. Hola Daniel!
    Me han embargado la cuenta bancaria sin aviso ninguno por ingresos indebidos de RGI de hace 5 años y me he enterado del embargo al acudir al cajero automático. Desde entonces he ido dando tumbos para averiguar de quién procedía el embargo . Hoy he acudido a un oficina de recaudación del Gobierno Vasco, ya que finalmente son los que lo han hecho, a instancias de Lanbide ,claro!.
    Al preguntar a la funcionaria por la notificación, que yo NO he recibido, me extiende un papel para cumplimentar allí mismo, papel que me he llevado para hacerlo en casa, y cuál es mi sorpresa cuando veo que se trata de un documento para interponer «Recurso de Reposición». Me ha sido muy útil la lectura de toda esta información, porque mañana mismo voy a pedir el acceso a «mi expediente» porque sin él ¿cómo puedo interponer recurso alguno?. Y ¿cómo me da este documento sin explicarme nada???!!!
    Mi estado ahora mismo es de absoluta indefensión ante la administración.
    Muchas gracias Daniel!!!

  25. Muchisimas gracias por tu respuesta.
    Solicitare copia de ese proyecto en el cual creo que hay informacion que me sera muy util para presentar un recurso extraordinario de revision de un expediente administrativo, aunque no tenemos mucha esperanza de que lo quieran reabrir.
    Un saludo

  26. Hola Hugo. El derecho es compuesto, tanto el derecho de acceso al expediente (acceder a la carpeta literal y permitir que la consultemos) como el derecho a obtener copia de los documentos del mismo. Por lo que refieres ni se han facilitado todas las copias ni se ha facilitado el expediente para una primera ojeada, por si hubiera documentación adicional que desconoces.
    Tienes derecho a solicitarlo de nuevo, no solamente respecto a un documento que falta, ya que podría haber más, así como a interponer la respectiva queja en el libro de quejas y sugerencias, de no ser atendido de forma correcta.
    Saludos.
    Daniel

  27. Buenas tardes.
    hemos pedido copia de un expediente en el ayuntamiento, nos han facilitado copias(previo pago)de parte de la documentación, pero vemos que se aportó un proyecto de agrupación y normalización de fincas por parte de un constructor del cual no nos han facilitado copia. Estoy en mi derecho de solicitar también copia de este proyecto?
    Muchas gracias

  28. Hola Virginia. Puedes poner una queja por escrito.
    En los recursos c-advos la administración remite el expediente al juzgado antes del emplazamiento para formalizar demanda, pero esto solo ocurre en los procedimientos ordinarios, y el tuyo, que versa sobre materias de personal se hace bajo el procedimiento abreviado, que exige la formalización de la demanda como acto inicial. Por tanto, aunque luego también se remite el expediente administrativo al juzgado, y lo puedes ver, no podrás hacerlo antes de haber formalizado la demanda. Debes poner la queja por escrito. Aunque redactes la demanda sin el expediente completo, en la vista podrás alegar y ampliar todo lo que se base en la nueva documentación aportada.
    Saludos.
    Daniel

  29. Buenos dias, yo presenté un recurso de alzada y me lo desestimaron, se encuentra en plazo para ir al contencioso, aunque faltan poco días para que pase el mes, solicité la visualización presencial y copias del expediente por escrito, hace mas de 15 dias y aún no me han contestado. Hay algún plazo fijado para que me contesten y pueda ver el expediente? Gracias anticipadamente

  30. Buenos días:
    ¿Cómo se acredita la condición de interesado? ¿Hay criterios establecidos legalmente para determinar cuándo se es interesado?
    Muchas gracias

  31. Estupendo, muchas gracias

    Me encuentro en plazo para interponer un contencioso, se trata de un Ayuntamiento. No se si ese expediente dependerá de Rrhh o de la propia Alcaldía pero tendré muy en cuenta todo lo que me ha comentado

    Gracias

  32. Si ya has recurrido al contencioso, una copia del expediente se eleva al juzgado o tribunal, a la que tienes acceso.
    Si estás en plazo de recurso y no has recurrido en alzada, el expediente se encuentra en el mismo departamento que resuelve, la Dirección General competente.
    Si has recurrido, el expediente se ha elevado a una SGT si se trata de una consejería o al departamento de apoyo jurídico del Ministerio si se trata de la AGE.
    Si ni te dan el expediente ni te entrevistas con el responsable, ni te lo identifican, debes solicitar el libro de quejas y sugerencias y advertir que exigirás responsabilidades disciplinarias tanto al responsable que lo tiene en archivo, como al funcionario que te atiende, si no te dirige ante el responsable.
    Saludos.
    Daniel

  33. Bien, muchas gracias.
    Haré eso ya que hace más de un mes que solicité un expediente administrativo en una causa que soy parte perjudicada, y que necesito ese expediente para valorar si continuar con el contencioso o no, pero parece que no me dan respuesta y el plazo se agota.

    Lo que no sabria es ver contra quién haría esa queja personalizada

    Gracias por aportarme algo de luz ante esta forma de proceder de la Administración que tanta indefension causa

  34. Hola Jacirel.
    Constatado el derecho de acceso, y una vez solicitado por registro sin que se obtenga respuesta, la mejor opción es, tras un tiempo prudencial de espera, volver al centro con la solicitud y solicitar el expediente de inmediato, o de lo contrario, el libro de quejas y sugerencias, advirtiendo que no será una queja contra el funcionamiento de la administración, sino personalizada contra el funcionario responsable, del que solicitas su identificación, y en su caso, contra el que impide la tramitación, con la petición expresa de que se exija, si procede, la correspondiente responsabilidad disciplinaria.
    No conocemos el caso en el que en vez del expediente, nos hayan entregado el libro de quejas y sugerencias.
    Saludos

  35. Hola buenas, y si la Administración despues de haber registrado nuestra solicitud no nos facilita dicho expediente. ¿Que opción nos quedaría?
    ¿incurre en algún ilicito o infracción dicha Administración?

    Gracias y un saludo

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